Privacyverklaring

Vanaf 25 mei 2018 zijn de nieuwe regels op het gebied van privacy van toepassing – Algemene Verordening Gegevensbescherming – die gelden in de gehele Europese Unie.

International Hotel Reservation Centre (hierna I.H.R.C.) is toegewijd aan het beschermen van uw persoonlijke gegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en verwerken deze enkel conform de geldende wet- en regelgeving op gebied van privacy waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

I.H.R.C. verwerkt minimale persoonsgegevens om de bevestigde reisovereenkomst zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Persoonsgegevens kunnen alle gegevens zijn over een identificeerbaar persoon.

Waarom vragen wij uw gegevens:

• Administratieve doeleinden ter ondersteuning van het uitvoeren van de reisovereenkomst.
• Contactgegevens & adresgegevens ter communicatie over de reisovereenkomst.

De bevestigde reisovereenkomst vormt de grondslag (uitvoering van de overeenkomst) van verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de reis.

Welke gegevens kunnen wij van u vragen:

• Bedrijf/organisatie: Contactgegevens
  • Doeleinde: Communicatie en facturering.
  • Grondslag: Wettelijke plicht
• Contactpersoon: (zakelijk) telefoonnummer & e-mailadres.
  • Doeleinde: Communicatie.
  • Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Deelnemers: Voornaam, Achternaam, Geboortedatum, Paspoort gegevens.
  • Doeleinde: Administratie en het boeken van reisonderdelen zoals overtochten, overnachtingen en tickets.
  • Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.
• Voertuig: merk, type, kenteken en lengte voortuig.
  • Doeleinde: Het boeken van overtochten.
  • Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst.

Het kan voorkomen dat wij bijzondere persoonsgegevens nodig hebben. Voor deze verwerking van bijzondere persoonsgegevens van specifieke passagiers is uitdrukkelijke toestemming nodig van de betrokkenen. Bijzondere persoonsgegevens zijn dieet wensen, allergieën en andere medische informatie relevant voor geplande onderdelen van de reis en om ervoor te zorgen dat passagiers veilig op reis kunnen.

Privacy by design en privacy by default

Het bovenstaande is niet altijd noodzakelijk. Wij vragen alleen om persoonsgegevens die op uw reis van toepassing zijn en de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt. I.H.R.C. zal gegevens niet verder verwerken en indien nodig pseudonimiseren. Ook maken wij persoonsgegevens online en offline enkel toegankelijk voor medewerkers die deze gegevens nodig hebben.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

I.H.R.C. bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Persoonsgegevens van de passagiers worden uiterlijk een half jaar na terugkomst van de reis gewist. Wij bewaren gegevens in lijn met geldende bewaartermijnen ten aanzien van de verschillende categorieën persoonsgegevens ofwel op grond van de wet is vereist.

Verstrekking aan derden

Omdat wij voor het uitvoeren van de overeenkomst afhankelijk zijn van derde partijen zullen wij aan hen alleen minimale gegevens verstrekken die noodzakelijk zijn voor hun specifieke opdracht en de uitvoering van de overeenkomst. Wij zullen uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken tenzij dit wettelijk verplicht is en toegestaan. I.H.R.C. zal uw persoonsgegevens niet verkopen aan derden.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Beveiliging

I.H.R.C. heeft technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens is gewaarborgd. Onze medewerkers zijn gehouden aan geheimhouding van uw persoonsgegevens en zijn geïnformeerd over het belang van bescherming van persoonsgegevens. Ook hanteren wij gebruikersnamen en wachtwoordbeleid op onze systemen.

Rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en bezwaar en dataportabiliteit over de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen. Graag ontvangen wij hiervoor een schriftelijk verzoek. Ook heeft u het recht om persoonsgegevens die wij verwerken op basis van toestemming ten allen tijden in te trekken. Uitzonderingen: Persoonsgegevens hoeven niet gewist te worden wanneer zij bijvoorbeeld nodig zijn voor het uitoefenen van het recht op vrijheid van meningsuiting, wanneer er sprake is van een wettelijke verplichting (denk aan de fiscus) of een taak van algemeen belang (het uitvoeren door de van u aangevraagde dienst/reis) of om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid (art. 17 lid 3 AVG).

Klachten

Mocht u een klacht hebben over ons privacy beleid neemt u dan meteen contact met u op. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Als u naar aanleiding van ons Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan alstublieft contact met ons op. We doen ons best om zo goed mogelijk om te gaan met uw persoonsgegevens. Als u toch een klacht hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken, laat het ons dan weten door uw schriftelijke klacht te richten aan de Afdeling AVG gegevensbescherming: avg@ihrc.nl.

Contactgegevens

I.H.R.C.
Groepsekom 18
3831 RH Leusden
E-mail: avg@ihrc.nl

Telefoon: 033 – 28 56 384

Voordat we uw verzoek of klacht in behandeling nemen, kunnen we u om extra informatie vragen om uw identiteit te bevestigen. Ook als u namens iemand anders contact met ons opneemt, kunnen we u vragen om extra informatie. Dat doen we om er zeker van te zijn dat u gerechtigd bent zo'n verzoek of klacht in te dienen.​​​​​